Guía para alcanzar objetivos complejos
Con frecuencia quiero lograr cosas complejas, objetivos cuyo cumplimiento dependerá de múltiples variables, muchas de ellas fuera de mi control.
Un blog exitoso es un ejemplo de esto. Hoy no puedo trazar el plan exacto para llegar a miles de lectores. No puedo garantizar que alguien vaya a disfrutar este contenido, ni que yo esté desarrollando los temas de la mejor manera.
En el marco de las organizaciones, podemos pensar en la implementación de un nuevo procedimiento de trabajo. Que sea exitosa dependerá de factores como la reacción al cambio de los colaboradores, su interpretación del procedimiento, o la aparición de efectos colaterales inesperados.
Para este tipo de objetivos, me ayuda pensar en un modelo de pasos.
El modelo de pasos
Describo el norte, el lugar al que quiero llegar. Cuanto más claro sea, mejor.
Fabrico una brújula para poder evaluar la trayectoria de mi camino.
Defino pequeños pasos para dar. Creo que me llevarán a destino, pero no lo puedo asegurar.
Empiezo a caminar. Doy algunos pasos y chequeo la brújula. Doy otros y vuelvo a chequear.
Si la trayectoria es correcta, tarde o temprano, voy a llegar.
- Describir el lugar al que quiero llegar (norte)
- Pensar cómo puedo saber si estoy caminando hacia ese lugar (brújula)
- Definir pequeños pasos a dar, que entiendo me moverían en esa dirección
- Dar el primer paso
- Dar el segundo y quizás, el tercero
- Detenerme a evaluar la trayectoria del camino. ¿Estoy yendo en la dirección correcta?
- De ser necesario, definir pasos correctivos
- Seguir dando pasos, y de ser necesario, pasos correctivos
- Seguir caminando
Aplicando el modelo
Tomemos el ejemplo de la adopción de un nuevo procedimiento de trabajo en mi organización. El modelo de pasos se podría ver así:
1. Describir el lugar al que quiero llegar (norte)
Un lugar donde los integrantes de la organización comprenden las razones que llevaron a la integración del nuevo procedimiento, y que lograron adoptarlo de manera exitosa en su día a día.
2. Pensar cómo puedo saber si estoy caminando hacia ese lugar (brújula)
Podría tener a mano métricas como, por ejemplo, la cantidad de veces que se ejecutó el nuevo procedimiento de manera exitosa, cantidad de quejas reportadas en relación al cambio, variación en los niveles de satisfacción generales de la organización.
3. Definir pequeños pasos a dar, que entiendo me moverían en esa dirección
Podría empezar probando con un grupo reducido de personas. Reunir a cuatro empleados y, en una conversación cercana, transmitir las razones detrás del nuevo procedimiento invitándolos a experimentar con su aplicación. De esa experiencia podría recabar feedback con el fin de facilitar la adopción al resto de los empleados.
4. Dar el primer paso
Contacté a cuatro personas y las invité a una reunión.
5. Dar el segundo y quizás, el tercero
Preparé un resumen del procedimiento y se los hice llegar previo a la reunión, para que pudieran asistir con el contexto adecuado. También, tuve la reunión. Luego, me junté con cada uno de ellos para juntos aplicar el nuevo procedimiento.
6. Detenerme a evaluar la trayectoria del camino. ¿Estoy yendo en la dirección correcta?
Tres de los cuatro empleados ejecutaron el proceso con éxito, al menos cinco veces. Aparentemente, el cuarto se confundió con el procedimiento, por lo que optó por seguir con sus tareas de rutina. Parece que estoy caminando en la dirección correcta, pero a punto de salirme del camino.
7. De ser necesario, definir pasos correctivos
Tras leer el procedimiento con el cuarto empleado, pude comprender la confusión. Hay un fragmento ambiguo, que si uno lo interpreta de manera incorrecta, el resto del procedimiento deja de tener sentido. Voy a reescribir la sección y reimprimir los instructivos del procedimiento.
8. Seguir dando pasos y, de ser necesario, pasos correctivos
Reescribí el instructivo, se lo llevé a los empleados, siguieron experimentando, agendé una reunión tiempo después para escuchar sus sensaciones, ...
9. Seguir caminando
Implementé algunas mejoras, convoqué a otro grupo, experimentaron durante un mes, ...
Para masticar...
¿Qué estás intentando lograr?
¿Cómo podrías aplicar el modelo de pasos?